Khoản bồi hoàn (Chargebacks) là gì?

Phí bồi hoàn, hay chargeback là một loại phí mà các khách hàng định giá cho việc nhà cung cấp không tuân thủ các yêu cầu trong đơn hàng.

Khoản bồi hoàn được xem như một phần thỏa thuận vì việc không tuân thủ đơn hàng sẽ gây thiệt hại khá nhiều cho khách hàng, từ tốn kém đến gián đoạn chuỗi cung ứng của họ. Vậy nên, dù bạn giao hàng trễ, hoặc đóng gói sai quy cách, đối tác của bạn sẽ phải bù đắp những chi phí không lường trước để giải quyết hệ quả trên.

Đã có một cuộc tranh luận với ý kiến rằng các khoản bồi hoàn muôn hình vạn trạng đang trở thành một cách kiếm tiền khác cho các nhà bán lẻ lớn. Dù gì đi nữa, nhà cung cấp cũng nên hiểu rõ vấn đề này, để bắt đầu xây dựng quy trình doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề về bồi hoàn ngay từ gốc rễ.

Đâu là nguyên nhân chính dẫn đến Khoản bồi hoàn (Chargeback)?

Hiện tại, các buyers đều có riêng những danh sách dài vô tận cho các khoản bồi hoàn. Nhà cung cấp phải hiểu đối tác của bạn đang mong đợi những gì. Sau đây là một vài ví dụ về 5 loại bồi hoàn mà TradeLink nhận thấy các cung cấp thường gặp phải.

Bất kể nguyên nhân là gì, các khoản bồi hoàn (chargeback) có nghĩa là bạn sẽ mất tiền.

1. Sản phẩm không đạt yêu cầu sản xuất

Phần lớn các khoản bồi hoàn bắt nguồn từ việc sản phẩm hư hỏng, sai số lượng, hay sai các thông số kỹ thuật của sản phẩm. Điều này bắt nguồn từ khả năng giám sát chất lượng bị hạn chế dẫn đến hiệu suất kém, các nhà quản lý khó đạt được cái nhìn tổng quan, khả năng hiển thị và các báo cáo về chất lượng hàng tồn kho, quản lý sản xuất vẫn còn chậm trễ và chưa đủ bao quát.

2. Các lỗi vận chuyển

Các buyer thường cần nhập hàng mới ngay trước khi kệ hàng trống, để tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng. Do đó, việc giao hàng đúng hạn trở thành tiêu chí quan trọng và một khoản bồi hoàn luôn sẵn sàng cho những doanh nghiệp không đáp ứng được yêu cầu này. Thế nhưng, đây cũng là những lỗi phổ biến của nhà cung cấp chẳng hạn vận chuyển trễ, hoặc sớm hơn thời hạn giao hàng, sai địa điểm hay sử dụng sai đơn vị vận chuyển. Buyer sẽ phải tốn khá nhiều công sức để sửa lỗi sai. Ví dụ như khi giao hàng sai địa điểm, họ sẽ phải đóng gói lại và chuyển đi chính xác nơi nhận hàng, điều này khiến hàng hóa đến nơi trễ thời hạn, nên nhà cung cấp thường phải chịu gấp đôi khoản bồi hoàn cho các buyer.

3. Các lỗi tài liệu

Các đối tác có thể đưa ra yêu cầu bồi hoàn nếu ASN không nhận được kịp thời, khoản bồi hoàn thường rơi vào 20 – 30 đô cho mỗi PO gửi trễ. Ngoài ra, buyer còn có thể thu các khoản bồi hoàn nếu thông tin trên ASN và Bill of Lading không trùng khớp.

4. Lỗi ghi nhãn

Các lỗi phổ biến bao gồm đóng gói sai mặt hàng, sai số sê-ri, sử dụng tem nhãn kém chất lượng, dẫn đến không thể quét được mã vạch hoặc dán tem vào sai thùng, sai thông tin trên nhãn. Tùy theo buyer mà các mức bồi hoàn (chargeback) có thể khác nhau, dao động từ 5 – 30 đô la cho 1 thùng hàng.

5. Lô hàng không đóng gói đúng cách

Các nhà bán lẻ yêu cầu các xe tải phải được đóng gói theo một cách nhất định. Việc nhất quán trong đóng gói lô hàng làm giảm tải thời gian và công sức khi chất hàng lên container và dỡ tải. Vì vậy, nếu nhà cung cấp không làm theo hướng dẫn, một khoản chargeback lớn sẽ được yêu cầu để bồi hoàn cho sự gián đoạn chuỗi cung ứng của họ.

Nếu nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề không được giải quyết, các khoản bồi hoàn sẽ tiếp tục xảy ra. 

5 cách để ngăn chặn các khoản bồi hoàn

Các khoản bồi hoàn (Chargeback) luôn tác động ngay lập tức đến doanh thu của công ty bạn, nhưng chúng cũng nêu bật các cơ hội để khắc phục sự cố trong chuỗi cung ứng của bạn.

Việc khắc phục sự cố cũng giúp cải thiện mối quan hệ của tổ chức bạn với các thương hiệu và nhà bán lẻ, dẫn đến sự hợp tác lâu dài tốt hơn. Hãy nhớ Quy tắc 1-10-100: nếu một sự cố tốn 1 đô la để ngăn chặn, thì việc sửa chữa nó sẽ tốn 10 đô la và lỗi (chẳng hạn như một khách hàng không hài lòng trả lại sản phẩm) sẽ tốn 100 đô la.

Phòng ngừa là cách thực sự duy nhất để ngăn chặn các khoản bồi hoàn. Dưới đây là năm cách để loại bỏ chúng khỏi hoạt động của bạn:

1. Đảm bảo không ai bị bỏ lại

Để sản xuất chính xác những gì buyer yêu cầu, trước tiên, bạn phải hiểu rõ họ yêu cầu những gì. Hãy chắc chắn rằng mọi người, đã hiểu đầy đủ các kỳ vọng mà buyer đặt ra cho sản phẩm, và những rủi ro tiềm ẩn trước khi nhận hay xử lý đơn hàng. Một cuộc họp tiền sản xuất (PPM) là tối quan trọng để đội ngũ của bạn có thể nắm bắt các thông tin về yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm.

2. Ngăn chặn các khoản bồi hoàn phổ biển

Hãy lập tức xác định nguồn gốc của những khoản bồi hoàn mà doanh nghiệp bạn hay gặp phải, đó có thể là đóng gói sai, thiếu hàng hay chậm gửi ASN. Bạn có thể thiết lập một quy trình để tập trung ngăn chặn các khoản bồi hoàn (chargeback), đẩy mạnh kiểm tra tại các điểm gãy thường xảy ra lỗi.

3. Khắc phục vấn đề tận gốc

Những nguyên nhân như đóng gói sai hay giao hàng chậm trễ chỉ là bề nổi, chúng có thể bắt đầu từ những vấn đề đã âm ỉ bên trong doanh nghiệp của bạn từ rất lâu, như quy trình lỗi thời, cách tiếp cận thủ công hay không có khả năng hiển thị theo thời gian thực… Thế nên đừng chỉ dừng lại ở các bước kiểm tra, giám sát, hãy tìm hiểu liệu có sự liên quan nào giữa các vấn đề trên và kết nối chúng lại thành bức tranh tổng thể.

4. Sử dụng dữ liệu

Bạn có thể tận dụng dữ liệu để phân tích và xử lý những khi lỗi xảy ra. Các dữ liệu thời gian thực sẽ cải thiện khả năng hiển thị chuỗi cung ứng, làm lộ ra các điểm mù trên bức tranh sản xuất tổng thể, cho phép bạn giám sát toàn bộ quy trình sản xuất, phát hiện vấn đề nhanh chóng và có thể dễ dàng phối hợp giữa các bên để khắc phục trước khi chúng trở thành các khoản bồi hoàn.

5. Áp dụng công nghệ

Công nghệ không chỉ là công cụ hỗ trợ sự phát triển mạnh mẽ, công nghệ còn là chìa khóa để giải quyết các vấn đề tồn tại sâu bên trong bộ máy quản lý và tiết kiệm các khoản thiệt hại khổng lồ. Bạn có thể sử dụng công nghệ nâng cao khả năng hiển thị, tăng độ chính xác trong đóng gói, vận chuyển, và tự động hóa các báo cáo để phân tích, dự đoán để khắc phục các sự cố nhanh chóng và hiệu quả.

Hãy liên hệ với TradeLink Technologies để tìm hiểu cách các giải pháp của chúng tôi có thể cải tiến chuỗi cung ứng và bảo vệ bạn khỏi các khoản bồi hoàn.

—

Về TradeLink Technologies,

TradeLink Technologies được thành lập vào năm 1999 với sứ mệnh tạo ra các giải pháp chuỗi cung ứng với tầm nhìn tương lai. Chúng tôi cung cấp các giải pháp phân phối và hiển thị lô hàng cho hơn 350 thương hiệu toàn cầu và hơn 50 công ty hậu cần với mạng lưới hơn 11.000 nhà cung cấp trên 70 quốc gia. Với các ứng dụng quét và mã vạch dựa trên cục bộ và đám mây mới nhất, các giải pháp của chúng tôi có thể được điều chỉnh quy mô để phù hợp với các công ty lớn nhất đến các nhà cung cấp nhỏ nhất. Tìm hiệu về TradeLink tại: www.tradelinkone.com